Upsider.
EN Laat je proces doorlichten

Kosten verlagen met AI

Lagere operationele kosten beginnen bij één proces.

We brengen repetitieve werkzaamheden, onnodig handmatig werk en foutgevoelige processen in kaart. Daarna kiezen we een passende AI-toepassing en laten we in een afgebakende pilot zien wat het in de praktijk oplevert.

Laat je proces doorlichten Zo werkt een doorlichting
OFFERTE-AGENT · STAPPENLOGKlantmail → Offerte ter goedkeuring
  1. Klantmail over machineonderhoud uitgelezen — machines, contractduur en gevraagde korting vastgelegd
  2. Offerte opgesteld met de onderhoudstarieven — berekening gecontroleerd en korting getoetst aan het kortingsbeleid
  3. Begeleidende e-mail opgesteld in de stijl van eerdere correspondentie met deze klant
  4. Offerte en e-mail klaargezet voor de verkoopmanager — gevraagde korting valt buiten de bevoegdheid van de accountmanager
Fictief voorbeeld · de agent voert de stappen zelf uit en legt een afwijking voor aan een medewerker. Tijdstempels illustreren de stappen; ze zijn geen gemeten doorlooptijd.

01Knelpunten in het proces

Waar AI kan helpen

We beginnen bij het werk. Denk aan orders overtypen, facturen controleren of offertes die op goedkeuring wachten.

  1. Offertes voorbereiden Wat AI daar doetAI kan een klantmail uitlezen en een offerte klaarzetten. Een medewerker controleert die voor verzending. Wat we metenWe meten hoeveel tijd het maken van een offerte kost
  2. Orders overnemen Wat AI daar doetAI kan een order uit een e-mail in de administratie zetten. Een medewerker controleert afwijkingen. Wat we metenWe meten hoe vaak je een order nog moet overtypen
  3. Facturen controleren Wat AI daar doetAI kan facturen vergelijken met orders. Een medewerker bekijkt verschillen voordat een betaling wordt goedgekeurd. Wat we metenWe meten hoeveel facturen je herstelt en hoelang dat kost
  4. Levertijdvragen Wat AI daar doetAI kan vragen over levertijden beantwoorden met gegevens uit je planning. Andere vragen gaan naar een medewerker. Wat we metenWe meten hoelang een klant op antwoord wacht

Klantvragen en verzoeken

Een AI-assistent kan afspraken plannen, klantvragen beantwoorden en telefoontjes aannemen. Hij gebruikt afgesproken gegevens uit je agenda, klantenbestand en voorraad. Gevoelige of afwijkende vragen gaan naar een medewerker.

02De procesdoorlichting

Wat je doorlichting oplevert

We lopen één proces stap voor stap door. Je ziet waar tijd verloren gaat en welke oplossing past. Een pilot is een proef met dat ene proces.

Nulmeting
We meten hoeveel tijd het werk nu kost, waar fouten ontstaan en hoelang het wacht.
Passende toepassing
We bepalen welke taken AI kan overnemen en waar een medewerker moet helpen of controleren.
Businesscase
Je ziet wat de oplossing kan besparen, wat ervoor nodig is en wat er mis kan gaan.
Pilotplan
Je krijgt een plan: wat we proberen, wat we meten, welke systemen nodig zijn en wie het werk controleert.
Laat je proces doorlichten

Wat we niet doen

  • Meerdere processen tegelijk aanpakken voordat we weten hoe het eerste nu werkt
  • AI zelfstandig laten beslissen waar controle door een medewerker nodig is
  • Een oplossing bouwen die niet past bij je systemen en dagelijkse werk

03Van inzicht naar gebruik

Zo verbeteren we één proces

  1. 01 Doorlichting

    We kiezen één proces met de medewerker die ervoor verantwoordelijk is. We meten tijd, fouten en wachttijd per stap.

  2. 02 Pilot

    We bouwen de oplossing voor dat proces. In het dagelijkse werk meten we wat helpt en wat beter moet.

  3. 03 In gebruik

    Helpt de oplossing, dan sluiten we die aan op je systemen. We leren je medewerkers ermee werken en spreken af wie die beheert.

04Bouw en beheer

Zo bouwen en beheren we

  • Upsider blijft verantwoordelijk voor de oplossing en bouwt met vaste ontwikkelaars binnen de EU, aansluitend op de techniek die je al gebruikt.
  • We verbinden de oplossing met je klantenbestand, planning, telefoon of administratie. We controleren of het werkt.
  • We spreken af wie de oplossing controleert en bijwerkt, en wie problemen oplost.

05Gegevens en privacy

Zo gaan we om met je gegevens

We werken volgens de AVG en leggen vast welke gegevens de oplossing gebruikt, wie toegang heeft en hoe we ze beveiligen. Waar nodig sluiten we een verwerkersovereenkomst. We kiezen bij voorkeur voor opslag binnen de EU. Klantgegevens gaan alleen volgens afspraak naar een AI-systeem. Klantgegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen.

Standaardtoepassingen

Een vaste vorm voor terugkerend werk

Voor deze werkzaamheden hebben we een vaste aanpak. We bepalen per proces welke gegevens nodig zijn, wat AI kan voorbereiden en waar een medewerker controleert.

  • Orderinvoer uit e-mail

    AI leest de order uit een e-mail en zet hem in je administratie.

    Wat we meten
    We meten invoertijd, correcties en fouten per order.
    Waar een mens blijft
    Een medewerker controleert afwijkingen.

  • Offertes voorbereiden

    AI leest de klantmail en stelt een offerte op ter goedkeuring.

    Wat we meten
    We meten de tijd voor opstellen en goedkeuren per offerte.
    Waar een mens blijft
    Een medewerker controleert de offerte en beslist over verzending.

  • Klantvragen beantwoorden

    AI stelt een antwoord op met afgesproken gegevens uit je planning of klantenbestand.

    Wat we meten
    We meten de wachttijd en hoeveel vragen worden overgedragen.
    Waar een mens blijft
    Een medewerker neemt afwijkende of gevoelige vragen over.

Elke standaardtoepassing begint met een procesdoorlichting en nulmeting. De vorm ligt vast; de aansluiting op je systemen is maatwerk.

Kosten verlagen met AI

Laat één proces doorlichten

Typ je orders over, controleer je facturen of beantwoord je steeds dezelfde vragen? Vertel waar het werk vastloopt. In het eerste gesprek kiezen we samen één proces.

Weet je nog niet welk proces eerst komt, of speelt je vraag op meer plekken in de organisatie? Begin met de kennismaking. Plan een kennismaking

Denk aan orders overtypen, facturen controleren of klanten die lang op antwoord wachten.